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--- finanzantrag [2023/09/19 14:06] – kk49covy
+++ finanzantrag [2025/07/10 12:47] (aktuell) – kk49covy
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 ====== Finanzanträge von Fachschaften ======
+{{ :fsk_finanztag.pdf | Folien zum FSK Finanztag}}, die die Finanzordnung und das Finanzantragsdokument erklären (Stand: 2023 -> veraltete Informationen!).
 ===== Schritt 1: Finanzantrag stellen =====
-  - Ein*e Fachschaftler*in schickt ein voll ausgefülltes, unterschriebenes [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/sites/default/files/finanzantrag_sw.pdf|Antragsformular]] digital per E-Mail an die Finanzreferent*innen ((finanzen at asta.tu-darmstadt.de)). Dazu bitte unbedingt die [[finanzantrag#weitere_informationen|Weiteren Informationen]] beachten.
+  - Ein*e Fachschaftler*in füllt ein digitales Finanzantragsformular über [[https://elefant.asta.tu-darmstadt.de/|eleFant]]. Dazu bitte unbedingt die [[finanzantrag#weitere_informationen|Weiteren Informationen]] beachten.
-  - Jede Woche werden die eingegangenen Anträge durch die Finanzreferent*innen gesichtet und nach den gängigen Kriterien des AStA ((//Einige// davon sind [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/de/fachschaften|hier]] und [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/sites/default/files/150216_Handreichung%20Finanzantraege.pdf|hier]] aufgeführt.)) geprüft. Eventuelle Beanstandungen werden den Fachschaften per E-Mail mitgeteilt. Ganz sicher abzulehnende oder ganz sicher anzunehmende Anträge werden sofort per E-Mail abgelehnt bzw. an die Gewählten-Sitzung zur Genehmigung weitergeleitet.
+  - Jede Woche werden die eingegangenen Anträge durch die Finanzreferent*innen gesichtet und nach den gängigen Kriterien des AStA ((//Einige// davon sind [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/de/fachschaften|hier]] und [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/sites/default/files/150216_Handreichung%20Finanzantraege.pdf|hier]] aufgeführt.)) geprüft. Eventuelle Beanstandungen werden den Fachschaften über eleFant mitgeteilt. Das System sendet dabei eine Mail an den/die Antragsteller*in. Ganz sicher abzulehnende oder ganz sicher anzunehmende Anträge werden sofort über eleFant abgelehnt bzw. an die Gewählten-Sitzung zur Genehmigung weitergeleitet.
-  - In der folgenden Woche werden solche Anträge, die einer umfassenden Diskussion oder Prüfung bedürfen, auf der AStA-Sitzung diskutiert; die als unkritisch beurteilten Anträge werden dann von der Gewählten-Sitzung formell genehmigt und erhalten eine Finanzantragsnummer.
+  - In der folgenden Woche werden solche Anträge, die einer umfassenden Diskussion oder Prüfung bedürfen, auf der AStA-Sitzung diskutiert; die als unkritisch beurteilten Anträge werden dann von der Gewählten-Sitzung formell genehmigt.
-  - Daraufhin bestätigen die Finanzreferent*innen den entsprechenden Fachschaften, dass ihre Finanzanträge angenommen wurden und teilen ihnen ihre **Finanzantragsnummer** mit. Die Anträge werden im AStA abgeheftet.
+  - Mit endgültiger Genehmigung oder Ablehnung des Antrages teilt eleFant automatisch die Entscheidung inklusive möglicher Auflagen (und eventueller Änderungen des Betrages) per E-Mail mit.
 ===== Schritt 2: Geld ausgeben =====
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 ===== Schritt 3: Geld vom AStA bekommen =====
-Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
+Finanzanträge sind nur 3 Monate nach dem letzten zu erwartenden Ausgabedatum abrechnenbar. Dieses Datum muss auf dem Finanzantrag angegeben werden. Nach dem Zeitraum ist eine Abrechnung nicht mehr garantiert.
+Es gibt zwei Möglichkeiten zur Abrechnung, wir empfehlen aber, Möglichkeit 2 zu verwenden:
 ==== Möglichkeit 1: Rechnungen direkt an den AStA schicken lassen ====
 Ihr könnt Unternehmen, bei denen ihr etwas kauft, die AStA-Adresse als Rechnungsadresse geben:
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-==== Möglichkeit 2: Rechnungen persönlich im AStA vorbeibringen ====
+==== Möglichkeit 2: Rechnungen über eleFant hochladen ====
-  - Alle Rechnungen, die nicht bereits A4-Blätter sind, müssen auf A4-Blätter **//__geklebt (nicht getackert!)__//**((Grund: Die Belege werden mit einem Scanner mit automatischem Einzug digitalisiert. Heftklammern würden den Scanner beschädigen und müssen manuell entfernt werden.)) werden.
+   - Alle Rechnungen werden als PDF über eleFant hochgeladen.
-  - Ein*e Fachschaftler*in muss mit den Rechnungen ins AStA-Büro gehen.
+   - Zusätzlich werden beim Hochladen der Rechnungen die vollständigen Kontodaten eingegeben. Es können für verschiedene Rechnungen auch verschiedene Kontodaten eingegeben werden. Es wird darum gebeten, das nur zu tun, wenn es zwingend erforderlich ist.
-  - Dort muss das Formular [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/sites/default/files/atoms/files/fo_finanzantragsabrechnung.pdf|Finanzantragsabrechnung]]((Formulare sind auch im Büro erhältlich.)) ausgefüllt werden. Insbesondere werden dort die Bankverbindung und die **Finanzantragsnummer** eingetragen.
+   - Es können auch zu bezahlende Beträge angegeben werden, wenn bspw. nur Teile der hochgeladenen Rechnung finanziert werden sollen.
-  - Die Rechnungen werden **//__mit einer Büroklammer hinter das Formular geheftet__//**((Grund: Die Belege werden mit einem Scanner mit automatischem Einzug digitalisiert. Heftklammern würden den Scanner beschädigen und müssen manuell entfernt werden.)), die Rechnungen sind ihrerseits **//__nicht getackert__//**((Grund: Die Belege werden mit einem Scanner mit automatischem Einzug digitalisiert. Heftklammern würden den Scanner beschädigen und müssen manuell entfernt werden.)).
-  - Dieser Stapel wird dann von den Mitarbeiter*innen des Büros entgegengenommen.
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-Besonders mutige Fachschaftler*innen können sich das Formular "Finanzantragsabrechnung"((Formulare im Büro erhältlich. Link folgt ggf.)) herunterladen und wie oben beschrieben ausfüllen und mit den Rechnugen per Hauspost an den AStA schicken. Allerdings braucht die Hauspost gerne ein paar Tage und es besteht das Risiko, dass Menschen im AStA extrem genervt sind, weil die Einreichung nicht den o.g. Regeln entspricht.
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   * Leergut/Pfand wird nicht erstattet und muss aus dem Finanzantrag/den Zahlungsbelegen herausgerechnet werden.
   * Ausnahmefälle (z.B.: AStA soll Geld vorstrecken) müssen mit dem Finanzreferat((finanzen at asta.tu-darmstadt.de)) abgesprochen werden.
-  * Es gelten [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/de/angebote/unterstuetzung/finanzantrag|die auf der AStA-Webseite über Finanzanträge beschriebenen Regularien]], die [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/de/fachschaften|Zusatzinformationen für Fachschaften]] und die [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/sites/default/files/150216_Handreichung%20Finanzantraege.pdf|Handreichungen für Finanzanträge von Fachschaften]]. Sollte es zwischen diesen Dokumenten Widersprüche geben, wird darum gebeten, das Finanzreferat((finanzen at asta.tu-darmstadt.de)) darauf hinzuweisen.
+  * Es gelten [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/de/angebote/unterstuetzung/finanzantrag|die auf der AStA-Webseite über Finanzanträge beschriebenen Regularien]], die [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/de/fachschaften|Zusatzinformationen für Fachschaften]], die [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/sites/default/files/150216_Handreichung%20Finanzantraege.pdf|Handreichungen für Finanzanträge von Fachschaften]] und die [[https://www.asta.tu-darmstadt.de/sites/default/files/Finanzrichtlinien_0.pdf | Finanzrichtlinien]]. Sollte es zwischen diesen Dokumenten Widersprüche geben, wird darum gebeten, das Finanzreferat((finanzen at asta.tu-darmstadt.de)) darauf hinzuweisen.
-  * Der AStA kann nur Anträge bis zu einer Höchstgrenze von  5% eines Haushaltspostens genehmigen, das entspricht für den Haushalt 2014 einem Betrag von 1.500€. Anträge mit höherem Volumen bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments. Das Studierendenparlament tagt nur monatlich und hat eigene Fristen, nach deren Ablauf nur noch schwierig neue Tagesordnungspunkte aufgenommen werden können. Bitte stellt solche Anträge daher sehr frühzeitig.
+  * Der AStA kann nur Anträge bis zu einer Höchstgrenze von  5% eines Haushaltspostens genehmigen, das entspricht für den Haushalt 2025 einem Betrag von 500€ für BuFaTas und 1750€ ansonst. Anträge mit höherem Volumen bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments. Das Studierendenparlament tagt nur monatlich und hat eigene Fristen, nach deren Ablauf nur noch schwierig neue Tagesordnungspunkte aufgenommen werden können. Bitte stellt solche Anträge daher sehr frühzeitig. Es kann direkt über eleFant markiert werden, wenn ein Antrag durch das StuPa genehmigt werden muss. Dann wird das StuPa-Präsidium direkt darüber informiert.
+  * Viele Finanzanträge können nicht sofort durch den AStA beschlossen werden, sondern müssen einen Gremiengang durch FSK und/oder StuPa nehmen. Plant für diese Anträge mehr Zeit für die Genehmigung ein (beide Gremien tagen etwa einmal pro Monat). Das gilt für folgende Anträge:
+    * Teilnahme an BuFaTas: Falls die Delegationen aus mehr als 5 Personen bestehen oder die Teilnahme Kosten in Höhe von über 500€ verursacht, muss der Finanzantrag auf der FSK vorgesprochen und bestätigt werden. Dies kann in Ausnahmefällen auch im Umlaufverfahren erfolgen. Darüber hinaus muss der Finanzantrag ab einem Betrag von 500€ durch das StuPa bestätigt werden.
+    * Ausrichtung von BuFaTas: Die Finanzierung muss im Vorhinein unbedingt frühzeitig mit dem Finanzreferat abgesprochen werden. Ab einem Betrag von 500€ muss der Finanzantrag durch die FSK genehmigt werden, jedoch nicht durch das Studierendenparlament.
+    * Alle anderen Finanzanträge (StraWos,...) müssen ab einem Betrag von 500€ durch die FSK, ab einem Betrag von 1750€ durch das StuPa bestätigt werden.
+    * Wenn ein Finanzantrag durch das StuPa angenommen werden muss, bedarf es dazu einer Stellungname der FSK. Das heißt, dass der Finanzantrag zuerst auf der FSK vorgestellt und abgestimmt werden muss.
   * Falls Unklarheiten bestehen, einfach eine E-Mail an ((finanzen at asta.tu-darmstadt.de)) schreiben.