1. Ein*e Fachschaftler*in schickt ein voll ausgefülltes, unterschriebenes Antragsformular digital per E-Mail an die Fachschaftenreferent*innen¹.
2. Jeden Montag werden die eingegangenen Anträge durch die Fachschaftenreferent*innen gesichtet und nach den gängigen Kriterien des AStA⁴ geprüft. Eventuelle Beanstandungen werden den Fachschaften per E-Mail mitgeteilt. Ganz sicher abzulehnende oder ganz sicher anzunehmende Anträge werden sofort per E-Mail abgelehnt bzw. an die Gewählten-Sitzung zur Genehmigung weitergeleitet.
3. In der folgenden Woche werden solche Anträge, die einer umfassenden Diskussion oder Prüfung bedürfen, auf der AStA-Sitzung diskutiert; die als unkritisch beurteilten Anträge werden dann von der Gewählten-Sitzung formell genehmigt und erhalten eine Finanzantragsnummer.
4. Daraufhin bestätigen die Fachschaftenreferent*innen den entsprechenden Fachschaften, dass ihre Finanzanträge angenommen wurden und teilt ihnen ihre Finanzantragsnummer mit. Die Anträge werden im AStA abgeheftet.

Es muss darauf geachtet werden, dass jede Ausgabe durch einen Zahlungsbeleg (Rechnung, Kassenbon, Quittung, Kontoauszug, etc.) belegt ist. Ausgaben, für die kein Zahlungsbeleg vorgelegt werden kann, wird der AStA niemals erstatten.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Ihr könnt Unternehmen, bei denen ihr etwas kauft, die AStA-Adresse als Rechnungsadresse geben:

AStA TU Darmstadt
Referat Fachschaften
Hochschulstraße 1
64289 Darmstadt

Es ist wichtig, dass aus der Rechnung eindeutig hervorgeht, zu welchem Antrag sie gehört. Im Optimalfall steht im Feld „Ihr Zeichen“ der Rechnung die Finanzantragsnummer.

1. Alle Rechnungen, die nicht bereits A4-Blätter sind, müssen auf A4-Blätter geklebt (nicht getackert!)³ werden.
2. Ein*e Fachschaftler*in muss mit den Rechnungen ins AStA-Büro gehen.
3. Dort erhält die Person ein Formular „Finanzantragsabrechnung“², welches sie ausfüllt. Auf dem Formular wird unter Anderem die Finanzantragsnummer eingetragen.
4. Das Formular die Rechnungen werden mit einer Büroklammer hinter das Formular geheftet³, die Rechnungen sind ihrerseits nicht getackert³.
5. Dieser Stapel wird dann von den Mitarbeiter*innen des Büros entgegengenommen.

• Ausnahmefälle (z.B.: AStA soll Geld vorstrecken) müssen mit dem Fachschaftenreferat¹ abgesprochen werden.
• Es gelten die auf der AStA-Webseite über Finanzanträge beschriebenen Regularien, die Zusatzinformationen für Fachschaften und die Handreichungen für Finanzanträge von Fachschaften. Sollte es zwischen diesen Dokumenten Widersprüche geben, wird darum gebeten, das Fachschaftenreferat¹ darauf hinzuweisen.
• Der AStA kann nur Anträge bis zu einer Höchstgrenze von 5% des Haushaltsposten genehmigen, das entspricht für den Haushalt 2014 einem Betrag von 1.500€. Anträge mit höherem Volumen bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments. Das Studierendenparlament tagt nur monatlich und hat eigene Fristen, nach deren Ablauf nur noch schwierig neue Tagesordnungspunkte aufgenommen werden können. Bitte stellt solche Anträge daher sehr frühzeitig.
• Grundsätzlich muss sich die Studierendenschaft am Sparsamkeitsgebot der öffentlichen Hand orientieren, bei allen Ausgaben ist also auf die Verhältnismäßigkeit zu achten.
• Falls Unklarheiten bestehen, einfach eine E-Mail an ¹ schreiben.
• Finanzanträge am Besten mindestens 14 Tage vor dem geplanten Ausgabeereignis einreichen. In dringenden Fällen empfiehlt sich ein Anruf beim Fachschaftenreferat: +49 (0)176 44705110

book-n-drive-Transporter (oder sonstige Fahrzeugtypen) sind über den AStA verbilligt verfügbar. Sie werden im Rahmen eines Finanzantrages beantragt. Sobald der Antrag genehmigt ist, können die Transporter im Büro gebucht werden. Weil eine entsprechende book-n-drive-Karte ausgegeben wird, kann die Buchung nicht ausschließlich per E-Mail erfolgen.

[1] fachschaften at asta.tu-darmstadt.de
[2] Formulare im Büro erhältlich. Link folgt ggf.
[3] Grund: Die Belege werden mit einem Scanner mit automatischem Einzug digitalisiert. Heftklammern würden den Scanner zerstören und müssten manuell entfernt werden.
[4] Einige davon sind hier und hier aufgeführt.