Finanzanträge von Fachschaften

Folien zum FSK Finanztag, die die Finanzordnung und das Finanzantragsdokument erklären.

1. Ein*e Fachschaftler*in schickt ein voll ausgefülltes, unterschriebenes Antragsformular digital per E-Mail an die Finanzreferent*innen ¹⁾. Dazu bitte unbedingt die Weiteren Informationen beachten.
2. Jede Woche werden die eingegangenen Anträge durch die Finanzreferent*innen gesichtet und nach den gängigen Kriterien des AStA ²⁾ geprüft. Eventuelle Beanstandungen werden den Fachschaften per E-Mail mitgeteilt. Ganz sicher abzulehnende oder ganz sicher anzunehmende Anträge werden sofort per E-Mail abgelehnt bzw. an die Gewählten-Sitzung zur Genehmigung weitergeleitet.
3. In der folgenden Woche werden solche Anträge, die einer umfassenden Diskussion oder Prüfung bedürfen, auf der AStA-Sitzung diskutiert; die als unkritisch beurteilten Anträge werden dann von der Gewählten-Sitzung formell genehmigt und erhalten eine Finanzantragsnummer.
4. Daraufhin bestätigen die Finanzreferent*innen den entsprechenden Fachschaften, dass ihre Finanzanträge angenommen wurden und teilen ihnen ihre Finanzantragsnummer mit. Die Anträge werden im AStA abgeheftet.

Es muss darauf geachtet werden, dass jede Ausgabe durch einen Zahlungsbeleg (Rechnung, Kassenbon, Quittung, Kontoauszug, etc.) belegt ist. Ausgaben, für die kein Zahlungsbeleg vorgelegt wird, erstattet der AStA nicht.

Finanzanträge sind nur 3 Monate nach dem letzten zu erwartenden Ausgabedatum abzurechnen. Dieses muss auf dem Finanzantrag angegeben werden. Nach dem Zeitraum ist eine Abrechnung nicht mehr garantiert.

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Abrechnung:

Ihr könnt Unternehmen, bei denen ihr etwas kauft, die AStA-Adresse als Rechnungsadresse geben:

AStA TU Darmstadt
Referat Fachschaften
Hochschulstraße 1
64289 Darmstadt

Es ist wichtig, dass aus der Rechnung eindeutig hervorgeht, zu welchem Antrag sie gehört. Im Optimalfall steht im Feld „Ihr Zeichen“ der Rechnung die Finanzantragsnummer.

1. Alle Rechnungen, die nicht bereits A4-Blätter sind, müssen auf A4-Blätter geklebt (nicht getackert!)³⁾ werden.
2. Ein*e Fachschaftler*in muss mit den Rechnungen ins AStA-Büro gehen.
3. Dort muss das Formular Finanzantragsabrechnung⁴⁾ ausgefüllt werden. Insbesondere werden dort die Bankverbindung und die Finanzantragsnummer eingetragen.
4. Die Rechnungen werden mit einer Büroklammer hinter das Formular geheftet⁵⁾, die Rechnungen sind ihrerseits nicht getackert⁶⁾.
5. Dieser Stapel wird dann von den Mitarbeiter*innen des Büros entgegengenommen.

• Finanzanträge am Besten mindestens 14 Tage vor dem geplanten Ausgabeereignis einreichen. In dringenden Fällen empfiehlt sich ein Anruf beim Finanzreferat: (Hier Handynummer einfügen).
• Je detaillierter die mit dem Finanzantrag eingereichte Kalkulation der Kosten ist, je besser also die geplanten Ausgaben begründet werden, desto reibungsloser läuft in der Regel die Genehmigung des Antrags.
• Grundsätzlich ist bei allen Ausgaben auf die Verhältnismäßigkeit zu achten.
• Leergut/Pfand wird nicht erstattet und muss aus dem Finanzantrag/den Zahlungsbelegen herausgerechnet werden.
• Ausnahmefälle (z.B.: AStA soll Geld vorstrecken) müssen mit dem Finanzreferat⁷⁾ abgesprochen werden.
• Es gelten die auf der AStA-Webseite über Finanzanträge beschriebenen Regularien, die Zusatzinformationen für Fachschaften und die Handreichungen für Finanzanträge von Fachschaften. Sollte es zwischen diesen Dokumenten Widersprüche geben, wird darum gebeten, das Finanzreferat⁸⁾ darauf hinzuweisen.
• Der AStA kann nur Anträge bis zu einer Höchstgrenze von 5% eines Haushaltspostens genehmigen, das entspricht für den Haushalt 2025 einem Betrag von 500€ für BuFaTas und 1750€ ansonst. Anträge mit höherem Volumen bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments. Das Studierendenparlament tagt nur monatlich und hat eigene Fristen, nach deren Ablauf nur noch schwierig neue Tagesordnungspunkte aufgenommen werden können. Bitte stellt solche Anträge daher sehr frühzeitig.
• Viele Finanzanträge können nicht sofort durch den AStA beschlossen werden, sondern müssen einen Gremiengang durch FSK und/oder StuPa nehmen. Plant für diese Anträge mehr Zeit für die Genehmigung ein (beide Gremien tagen etwa einmal pro Monat). Das gilt für folgende Anträge:
  • Teilnahme an BuFaTas: Falls die Delegationen aus mehr als 5 Personen bestehen oder die Teilnahme Kosten in Höhe von über 500€ verursacht, muss der Finanzantrag auf der FSK vorgesprochen und bestätigt werden. Dies kann in Ausnahmefällen auch im Umlaufverfahren erfolgen. Darüber hinaus der Finanzantrag ab einem Betrag von 500€ durch das StuPa bestätigt werden.
  • Ausrichtung von BuFaTas: Die Finanzierung muss im Vorhinein unbedingt frühzeitig mit dem Finanzreferat abgesprochen werden. Ab einem Betrag von 500€ muss der Finanzantrag durch die FSK genehmigt werden, jedoch nicht durch das Studierendenparlament.
  • Alle anderen Finanzanträge (StraWos,…) müssen ab einem Betrag von 500€ durch die FSK, ab einem Betrag von 1750€ durch das StuPa bestätigt werden.
• Falls Unklarheiten bestehen, einfach eine E-Mail an ⁹⁾ schreiben.

book-n-drive-Fahrzeuge sind über den AStA verbilligt verfügbar. Sie werden im Rahmen eines Finanzantrages beantragt. Sobald der Antrag genehmigt ist, können die Transporter im Büro gebucht werden. Weil eine entsprechende book-n-drive-Karte ausgegeben wird, kann die Buchung nicht ausschließlich per E-Mail erfolgen.