Finanzanträge von Fachschaften

Folien zum FSK Finanztag, die die Finanzordnung und das Finanzantragsdokument erklären (Stand: 2023 → veraltete Informationen!).

1. Ein*e Fachschaftler*in füllt ein digitales Finanzantragsformular über eleFant. Dazu bitte unbedingt die Weiteren Informationen beachten.
2. Jede Woche werden die eingegangenen Anträge durch die Finanzreferent*innen gesichtet und nach den gängigen Kriterien des AStA ¹⁾ geprüft. Eventuelle Beanstandungen werden den Fachschaften über eleFant mitgeteilt. Das System sendet dabei eine Mail an den/die Antragsteller*in. Ganz sicher abzulehnende oder ganz sicher anzunehmende Anträge werden sofort über eleFant abgelehnt bzw. an die Gewählten-Sitzung zur Genehmigung weitergeleitet.
3. In der folgenden Woche werden solche Anträge, die einer umfassenden Diskussion oder Prüfung bedürfen, auf der AStA-Sitzung diskutiert; die als unkritisch beurteilten Anträge werden dann von der Gewählten-Sitzung formell genehmigt.
4. Mit endgültiger Genehmigung oder Ablehnung des Antrages teilt eleFant automatisch die Entscheidung inklusive möglicher Auflagen (und eventueller Änderungen des Betrages) per E-Mail mit.

Es muss darauf geachtet werden, dass jede Ausgabe durch einen Zahlungsbeleg (Rechnung, Kassenbon, Quittung, Kontoauszug, etc.) belegt ist. Ausgaben, für die kein Zahlungsbeleg vorgelegt wird, erstattet der AStA nicht.

Finanzanträge sind nur 3 Monate nach dem letzten zu erwartenden Ausgabedatum abrechnenbar. Dieses Datum muss auf dem Finanzantrag angegeben werden. Nach dem Zeitraum ist eine Abrechnung nicht mehr garantiert.

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Abrechnung, wir empfehlen aber, Möglichkeit 2 zu verwenden:

Ihr könnt Unternehmen, bei denen ihr etwas kauft, die AStA-Adresse als Rechnungsadresse geben:

AStA TU Darmstadt
Referat Fachschaften
Hochschulstraße 1
64289 Darmstadt

Es ist wichtig, dass aus der Rechnung eindeutig hervorgeht, zu welchem Antrag sie gehört. Im Optimalfall steht im Feld „Ihr Zeichen“ der Rechnung die Finanzantragsnummer.

1. Alle Rechnungen werden als PDF über eleFant hochgeladen.
2. Zusätzlich werden beim Hochladen der Rechnungen die vollständigen Kontodaten eingegeben. Es können für verschiedene Rechnungen auch verschiedene Kontodaten eingegeben werden. Es wird darum gebeten, das nur zu tun, wenn es zwingend erforderlich ist.
3. Es können auch zu bezahlende Beträge angegeben werden, wenn bspw. nur Teile der hochgeladenen Rechnung finanziert werden sollen.

• Finanzanträge am Besten mindestens 14 Tage vor dem geplanten Ausgabeereignis einreichen. In dringenden Fällen empfiehlt sich ein Anruf beim Finanzreferat: (Hier Handynummer einfügen).
• Je detaillierter die mit dem Finanzantrag eingereichte Kalkulation der Kosten ist, je besser also die geplanten Ausgaben begründet werden, desto reibungsloser läuft in der Regel die Genehmigung des Antrags.
• Grundsätzlich ist bei allen Ausgaben auf die Verhältnismäßigkeit zu achten.
• Leergut/Pfand wird nicht erstattet und muss aus dem Finanzantrag/den Zahlungsbelegen herausgerechnet werden.
• Ausnahmefälle (z.B.: AStA soll Geld vorstrecken) müssen mit dem Finanzreferat²⁾ abgesprochen werden.
• Es gelten die auf der AStA-Webseite über Finanzanträge beschriebenen Regularien, die Zusatzinformationen für Fachschaften, die Handreichungen für Finanzanträge von Fachschaften und die Finanzrichtlinien. Sollte es zwischen diesen Dokumenten Widersprüche geben, wird darum gebeten, das Finanzreferat³⁾ darauf hinzuweisen.
• Der AStA kann nur Anträge bis zu einer Höchstgrenze von 5% eines Haushaltspostens genehmigen, das entspricht für den Haushalt 2025 einem Betrag von 500€ für BuFaTas und 1750€ ansonst. Anträge mit höherem Volumen bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments. Das Studierendenparlament tagt nur monatlich und hat eigene Fristen, nach deren Ablauf nur noch schwierig neue Tagesordnungspunkte aufgenommen werden können. Bitte stellt solche Anträge daher sehr frühzeitig. Es kann direkt über eleFant markiert werden, wenn ein Antrag durch das StuPa genehmigt werden muss. Dann wird das StuPa-Präsidium direkt darüber informiert.
• Viele Finanzanträge können nicht sofort durch den AStA beschlossen werden, sondern müssen einen Gremiengang durch FSK und/oder StuPa nehmen. Plant für diese Anträge mehr Zeit für die Genehmigung ein (beide Gremien tagen etwa einmal pro Monat). Das gilt für folgende Anträge:
  • Teilnahme an BuFaTas: Falls die Delegationen aus mehr als 5 Personen bestehen oder die Teilnahme Kosten in Höhe von über 500€ verursacht, muss der Finanzantrag auf der FSK vorgesprochen und bestätigt werden. Dies kann in Ausnahmefällen auch im Umlaufverfahren erfolgen. Darüber hinaus muss der Finanzantrag ab einem Betrag von 500€ durch das StuPa bestätigt werden.
  • Ausrichtung von BuFaTas: Die Finanzierung muss im Vorhinein unbedingt frühzeitig mit dem Finanzreferat abgesprochen werden. Ab einem Betrag von 500€ muss der Finanzantrag durch die FSK genehmigt werden, jedoch nicht durch das Studierendenparlament.
  • Alle anderen Finanzanträge (StraWos,…) müssen ab einem Betrag von 500€ durch die FSK, ab einem Betrag von 1750€ durch das StuPa bestätigt werden.
  • Wenn ein Finanzantrag durch das StuPa angenommen werden muss, bedarf es dazu einer Stellungname der FSK. Das heißt, dass der Finanzantrag zuerst auf der FSK vorgestellt und abgestimmt werden muss.
• Falls Unklarheiten bestehen, einfach eine E-Mail an ⁴⁾ schreiben.

book-n-drive-Fahrzeuge sind über den AStA verbilligt verfügbar. Sie werden im Rahmen eines Finanzantrages beantragt. Sobald der Antrag genehmigt ist, können die Transporter im Büro gebucht werden. Weil eine entsprechende book-n-drive-Karte ausgegeben wird, kann die Buchung nicht ausschließlich per E-Mail erfolgen.