Die Fachschaftenkonferenz hat laut Satzung der Studierendenschaft der TU Darmstadt insbesondere die Aufgabe über fachbereichsübergreifende Inhalte des Studiums zu beraten und zu ihnen Stellung zu nehmen (vgl. SdSt §39). Alle Fachschaftsräte entsenden je zwei Mitglieder in die FSK, sodass dort alle ordentlichen Fachschaften vertreten werden (können). Darüber hinaus sind alle weiteren Gäste willkommen.
Die Zuständigkeit zur Ausrichtung der FSK geht reihum durch alle Fachschaftsräte. Die Reihenfolge entspricht dabei der Nummerierung der Fachbereiche. Wenn ein Fachbereich mehrere Fachschaftsräte hat, können diese die FSK gemeinsam ausrichten. Nach der Fachschaft Informatik (FB 20) folgen die Studienbereiche und im Anschluss der AStA. Da die Fachschaftenkonferenz für gewöhnlich einmal im Monat tagt und es ca. 20 Fachschaftsräte gibt, vergeht über ein Jahr zur erneuten Ausrichtung durch dieselbe Fachschaft. Um den dadurch entstehenden Erfahrungsverlust auszugleichen, hat das Fachschaftenreferat des AStA diese Handreichung zur Unterstützung der ausrichtenden Fachschaften erstellt.

Als erstes benötigt ihr einen geeigneten Termin für die nächste FSK. Die Sitzung beginnt für gewöhnlich um 18:30 Uhr, Ausnahmen kann es bei Sitzungen mit bestimmten Gästen geben. Erkundigt euch zunächst danach, ob von der FSK ggf. schon ein Termin festgelegt wurde, bspw. in Absprache mit der Präsidentin bzw. dem Präsidenten, da diese oft einen sehr vollen Terminplan haben.
Steht noch nichts Konkretes fest, so gilt grundsätzlich ein Rotationsprinzip für die Wochentage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag (in dieser Reihenfolge). Außerdem sollte der Abstand zwischen zwei Sitzungen möglichst gleichmäßig sein. War die letzte FSK Anfang des Monats, sollte die nächste nicht erst ganz am Ende des darauffolgenden Monats stattfinden. Bevor ihr den Termin festlegt, achtet noch auf mögliche Überschneidungen mit anderen zentralen Gremien wie der Universitätsversammlung, dem Studierendenparlament und dem Senatsausschuss Lehre, solche gilt es natürlich zu vermeiden. Eine Übersicht über die Termine findet ihr hier im Wiki.

Im Voraus muss ein geeigneter Raum gebucht werden. Häufig befindet sich dieser in den Gebäuden des Fachbereichs der ausrichtenden Fachschaft, da das den Aufwand der Raumbuchung für euch vermutlich signifikant reduziert.
Wollt ihr einen zentralen Raum für die FSK buchen, tut dies bitte drei bis vier Wochen im Voraus beim Dezernat V unter Angabe einer verantwortlichen Personen für die Organisation und einer Veranstaltungsleitung am Tag der Sitzung mit Handy-Nummern und Mailadressen. Die zentrale Verwaltung wird dann nach eigenem Ermessen ggf. einen Sicherheitsdienst bereitstellen. Informationen zur Raumbuchung und das Formular zur unverbindlichen Reservierungsanfrage findet ihr hier.

Spätestens eine Woche vor der Sitzung solltet ihr die Einladung über den (offenen) FSK-Mailverteiler senden. Darin muss neben dem Ort (inklusive Raum), der Uhrzeit und dem Datum auch der Link zum Protokollpad enthalten sein. Hier solltet ihr alle euch bekannten Tagesordnungspunkte bereits eingetragen haben. Zusätzlich solltet ihr nach weiteren Tagesordnungspunkten fragen. Das erleichtert euch später die Vorbereitung des Protokolls und der Moderation.
Das Protokollpad erhaltet ihr vom Fachschaftenreferat. Schreibt einfach eine kurze Mail an fachschaften at asta.tu-darmstadt.de. Ggf. ist das Pad sogar schon angelegt. Das könnt ihr einfach prüfen, indem ihr den Standard-Protokolllink aufruft und hinten das Datum eurer FSK-Sitzung einsetzt.
Außerdem solltet ihr den entsprechenden Hinweis im FSK-Wiki zu Zeit und Ort der Sitzung hier aktualisieren.

Für alle Mitglieder und Gäste der FSK sollten ausreichend Snacks (bspw. Knabberzeug, Obst o.ä., auf vegane Angebote achten!) und bestenfalls Getränke (insbesondere Wasser) bereitstehen. Erstreckt sich die Sitzung über die Zeitspanne in der normalerweise zu Abend gegessen wird, sollten auch sättigende Speisen zur Verfügung gestellt werden. Dies können bspw. belegte Brötchen, Pizza o.ä. sein.
Die Kosten könnt ihr euch vom AStA erstatten lassen. Näheres dazu findet ihr unter Quittungen einreichen. Kosten für Pfand oder akloholhaltige Getränke werden nicht durch den AStA erstattet.
Achtet bitte darauf, dass ihr nicht zu viel kauft. Wir möchten nicht, dass Essen weg geworfen wird. Außerdem ist der Topf im Haushalt des AStA zur Ausrichtung der FSK begrenzt.

Beim AStA befindet sich eine Sitzungskiste für die FSK, um die Durchführung zu erleichtern. In dieser sind enthalten:

• 2 blaue Stimmkarten pro Fachschaft
• langes HDMI-Kabel
• Steckdosenturm
• Verlängerungskabel

Ihr könnt euch die Sitzungskiste in der Woche vor der Sitzung während der Öffnungszeiten des Büros in der Stadtmitte abholen. Bitte bringt die Kiste in der Woche nach der Sitzung wieder zurück!
Alternativ könnt ihr das Fachschaftenreferat bitten, die Kiste zur Sitzung mitzubringen.

Damit alle Mitglieder und Gäste gut in den Sitzungsraum finden, hat es sich als gute Praxis etabliert, dass (spätestens) ab dem Eingang des Gebäudes Hinweisschilder mit Pfeilen den Weg weisen. Falls das Gebäude nur bis zu einer gewissen Uhrzeit von außen zugänglich ist, stellt auf geeignete Weise sicher, dass Nachzügler:innen und Gäste den Sitzungsraum erreichen können. Entweder ihr klärt im Voraus mit den Hausmeister:innen, dass die Eingangstüren nicht verschlossen werden oder ihr hängt bspw. einen Zettel mit einer Handynummer an die Tür.

Je nach Thema kann es sinnvoll sein, eine Vorbesprechung mit den Fachschaften zu arrangieren. Es empfiehlt sich den Sitzungsraum hierfür schon früher zu buchen oder die Gäste nicht direkt für 18:30 Uhr einzuladen. Dann kann die Zeit bis zum Erscheinen der Gäste für eine Vorbesprechung genutzt werden. Die Standard-TOPs zu Beginn der FSK (mit Ausnahme der Pizza Bestellung) verschieben sich dann einfach nach hinten.
Ein Durchgehen des letzten Sitzungsprotokolles und ggf. von Vereinbarungen vom letzten Besuch kann ebenfalls sinnvoll sein.

Die Sitzungsleitung hat üblicherweise ein Mitglied der ausrichtenden Fachschaft inne. Da es sich um eine Aufgabe von besonders hoher Bedeutung handelt, kann diese ggf. auch auf ein anderes Mitglied der FSK übertragen werden. Für die Akzeptanz der FSK ist es wichtig, dass die Diskussionen nicht zu sehr ausufern bzw. sich im Kreis drehen, daher ist erfahrungsgemäß ein Eingreifen der Sitzungsleitung an vielen Stellen notwendig. Für Wortbeiträge von Mitgliedern und Gästen bietet sich die Nutzung eine Redeliste an.

Die ausrichtende Fachschaft ist für die Erstellung des Protokolls verantwortlich. Diese Aufgabe darf in keinem Fall vernachlässigt werden, da sie sich direkt aus der Satzung der Studierendenschaft ergibt (vgl. SdSt §39(3)) und das Protokoll von vielen Studierenden als Informationsquelle genutzt wird. Daher muss die ausrichtende Fachschaft mindestens (!) eine Person zum Protokollieren bereitstellen. Protokolliert wird während der Sitzung im Pad, welches mit der Einladung verschickt wurde. Zusätzlich kann die ausrichtende Fachschaft alle Teilnehmenden der FSK bitten, sich im Pad am Protokollieren zu beteiligen, damit keine Informationen verloren gehen.
Neben der Anwesenheitsliste sollen im Protokoll zu jedem Tagesordnungspunkt alle Ergebnisse, Abstimmungen, Beschlüsse und die wichtigsten Argumente der Diskussion festgehalten werden. Dabei ist auf Nachvollziehbarkeit für Nichtanwesende zu achten.
Nach der Sitzung muss das Protokoll ins Reine geschrieben werden und an die FSK verschickt werden. Eine Erklärung, was im Protokoll stehen sollte, wie es aufbereitet, versendet, angenommen und hochgeladen wird etc. findet ihr hier.

Die FSK kann verschiedene Beschlüsse fassen. Dies sind klassischerweise die Genehmigung von Protokollen und die Abstimmung über Finanzanträge. Es können aber bspw. auch Resolutionen verabschiedet werden oder Anträge ans StuPa beschlossen werden, die als FSK gestellt werden sollen o.ä.
Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst, d.h. mehr Ja als Nein stimmen. Enthaltungen werden nicht gewertet. Pro Fachschaft sind zwei Personen stimmberechtigt, zu erkennen an den blauen Stimmkarten.

Zur einfacheren Kommunikation können folgende Handzeichen genutzt werden. Sie wurden aus dem Wiki der Konferenz der Informatikfachschaften entnommen.

Name	Bild
Meldung
Falsche Fakten		Muss belegt werden können. Sparsam einsetzen!
Zustimmung (nonverbale Akklamation)
„Du fällst aus dem Rahmen“
Dagegen/Veto		Sparsam einsetzen!

Zu Beginn der Sitzung werden die blauen FSK-Stimmkarten durch die Sitzungsleitung an die anwesenden Fachschaften verteilt. Jede Fachschaft kann bis zu zwei Stimmkarten erhalten (sofern sie mit mind. zwei Personen anwesend ist). Die Stimmkarten regeln, welche der anwesenden Personen stimmberechtigt sind und erleichtern das Auszählen bei Abstimmungen.
Erscheint eine Person verspätet zur Sitzung, muss diese sich ihre Stimmkarten bei der Protokollführung abholen, sofern ihre Fachschaft nicht schon mit mind. zwei Personen anwesend ist. Verlässt eine Person die Sitzung früher, muss sie ihre Stimmkarten an eine andere Person ihrer Fachschaft weitergeben, die noch keine Stimmkarte hat. Wenn keine weiteren Mitglieder der Fachschaft ohne Stimmkarte anwesend sind, muss die Stimmkarte bei der Protokollführung abgeben werden.
Die ausrichtende Fachschaft ist dafür verantwortlich, dass am Ende der Sitzung alle Stimmkarten wieder in die Sitzungskiste kommen!

Die Pizza Bestellung sollte möglichst vor Behandlung weiterer TOPs durchgeführt werden, da die Lieferung häufig etwas dauert. Sind Gäste für die Sitzung geplant, kann es sinnvoll sein, die Pizza auf das potentielle Ende des Gast-TOPs zu bestellen. Gerne könnt ihr die Gäste zum Mitessen einladen.
Zur Bestellung solltet ihr folgende Punkte abfragen:

1. Wie viele Personen möchten vegane Pizza?
2. Wie viele Personen möchten vegetarische Pizza?
3. Bestehen Personen auf Fleisch auf der Pizza?
4. Gibt es sonstige Unverträglichkeiten oder Abneigungen, auf die geachtet werden soll?

In lang vergangener Zeit wurde einmal ein Pizzaschlüssel entworfen. Ihr könnt ihn bei Langeweile gerne aus den alten Protokollen heraussuchen. Ihr könnt aber auch grob abschätzen, dass eine Party-Pizza π mal Daumen für 5 bis 6 Menschen schickt.
Es bietet sich an, die Ankunft der Pizza als Pause zu nutzen.

Es gibt auf der FSK klassischerweise folgende, wiederkehrende TOPs:

1. Genehmigung von Protokollen
2. Wichtiges aus den Fachschaften
3. Wichtiges aus den Gremien
4. Finanzanträge

Diese sollten als erstes behandelt werden. Bei Anwesenheit von Gästen kann es jedoch sinnvoll sein, diese nach hinten zu schieben, um eine Vorbesprechung zu ermöglichen. Außerdem sollten Gast-TOPs behandelt werden, sobald die Gäste da sind.
Nach den wiederkehrenden TOPs werden die inhaltlichen TOPs behandelt, die Fachschaften besprechen möchten.
Im Anschluss folgen die TOPs „Sonstiges“ und „Kommende Sitzungen“. Bei den kommenden Sitzungen sollten im besten Fall die Termine der nächsten zwei Sitzungen feststehen.
Während der Behandlung der TOPs sollte irgendwann eine Pause zum Verspeisen der Pizza gemacht werden.

Zum Ende der Sitzung werden alle Stimmkarten wieder eingesammelt und in der Sitzungskiste verstaut.

Selbstverständlich sind die genutzten Räumlichkeiten mindestens so ordentlich zurückzulassen, wie sie vor der Sitzung bzw. Sitzungsvorbereitung vorgefunden wurden und die Hinweisschilder sind im Anschluss an die FSK wieder zu entfernen.
Dafür können natürlich alle noch Anwesenden um Hilfe gebeten werden.

Das Protokoll ist innerhalb einer Woche nach der Sitzung ordentlich aufzubereiten, über den (offenen) FSK-Verteiler zu versenden, angenommene Protokolle sind ins Wiki hochzuladen. Protokolle können durch eine einfache Mehrheit von der FSK angenommen werden.

Die Bedingungen für die Auszahlung einer Protokollvergütung sind die folgenden und beziehen sich auf das formale Protokoll, und nicht auf das PAD, das während der FSK von allen und auch weiterhin von der ausrichtenden Fachschaft verfasst werden soll. : Das Protokoll muss dem Leitfaden entsprechen. Es muss zeitnah nach der Konferenz versendet werden (zwei Wochen). Es muss im Konsens angenommen werden (Anmerkungen können bis einschließlich der nächsten FSK angebracht werden. Bei Anmerkungen, die eine Diskussion erfordern, wird über diese diskutiert und abgestimmt).

Höhe der Auszahlung: 20€ pro Protokoll

Um die Aufwandsentschädigung abzurufen reicht eine formlose Mail an das Finanzreferat finanzen@asta.tu-darmstadt.de mit folgenden Daten:

• Name
• Link zum fertigen Protokoll
• Link zum Pad/Protokoll der Sitzung, auf der das Protokoll angenommen wurde
• Bankverbindung

• Ausrichtende Fachschaft mit Redeleitung und Protokollant*innen
• Zeitraum der FSK
• Eine Liste der anwesenden Fachschaften und deren Vertretenden mit vollem Namen sowie anwesende Gremien-vertretenden und Gäste
• Inhaltsverzeichnis
• Liste der in dieser FSK genehmigten Protokolle und derjenigen Protokolle, deren Genehmigung noch aussteht

Alle TOPs müssen mit Inhalt aufgeführt und fortlaufend nummeriert sein. Die einzelnen TOPs sollen folgendes beinhalten:

• Festlegung ob zielführend oder offen und, falls vorhanden, welches Ziel er hat
• Beschreibung des Themas
• Diskussion: Darlegung aller Argumente in wohlstrukturierter Form (keine chronologische Darlegung mit einzelnen Redebeiträgen erforderlich, aber alle Argumente müssen da sein)
• Lösungen, Meinungsbilder, Abstimmungen mit Ergebnis sowie Stimmverhältnis
• Aus dem TOP resultierende Aufgabenverteilung falls vorhanden

Insbesondere sollen in jedem Protokoll mindestens die zwei nächsten FSK-Termine festgehalten sein, wenn diese am Sitzungsende schon feststehen. Strukturelle Mindestanforderung ist, dass alle Sachverhalte klar verständlich sind. Probleme können unter dem Punkt Anmerkungen behandelt werden.

Am Anfang wird gefragt, wer Zeit hat und bereit ist ein den oben aufgeführten Anforderungen gerechtes Protokoll zu schreiben. Diese Person wird im PAD festgehalten.

Bitte bringt die Sitzungskiste in der Woche nach der Sitzung zu den Öffnungszeiten des AStA-Büros in der Stadtmitte zurück. Alternativ könnt ihr das Fachschaftenreferat bitten, die Sitzungskiste nach der Sitzung mit zurück in den AStA zu nehmen.

Zur Erstattung der Verpflegungskosten ist KEIN Finanzantrag nötig. Die entsprechenden Belege sind beim AStA unter Angabe eines Betreffs (bspw. „FSK im Mai 2014 bei der ET-FS“) und einer Bankverbindung persönlich im AStA-Büro oder per Hauspost einzureichen. Sie können auch - falls auf der Sitzung anwesend - dem Finanzreferat des AStA mitgegeben werden.
Der AStA freut sich, wenn die Quittungen zuvor auf DIN-A4-Seiten mit eindeutiger Beschriftung aufgeklebt wurden. Achtet darauf, dass sie gut zuzuordnen sind. Da diese Seiten gescannt werden dürfen Belege NICHT getackert sein. Bitte bringt sie auch nicht überlappend an. Nutzt stattdessen lieber mehrere Blätter Papier.
Pfand und Alkohol wird grundsätzlich nicht erstattet.

Wenn ihr an irgendeiner Stelle Hilfe bei der Vorbereitung, Durchführung oder Nachbereitung der FSK braucht oder noch Fragen offen geblieben sind, könnt ihr euch gerne an das Fachschaftenreferat des AStA wenden: fachschaften at asta.tu-darmstadt.de