Die Fachschaftenkonferenz hat laut Satzung der Studierendenschaft der TU Darmstadt insbesondere die Aufgabe über fachbereichsübergreifende Inhalte des Studiums zu beraten und zu ihnen Stellung zu nehmen. Alle Fachschaftsräte entsenden je zwei Mitglieder in die FSK, sodass dort alle ordentlichen Fachschaften vertreten werden(können). Darüber hinaus sind alle weiteren Gäste willkommen.
Die Zuständigkeit zur Ausrichtung der FSK geht reihum durch alle Fachschaftsräte. Die Reihenfolge entspricht dabei der Nummerierung der Fachbereiche. Nach der Fachschaft Informatik (FB 20) folgen die Studienbereiche. Da die Fachschaftenkonferenz für gewöhnlich einmal im Monat tagt und es ca. 20 Fachschaftsräte gibt, vergeht über ein Jahr zur erneuten Ausrichtung durch dieselbe Fachschaft. Um den dadurch entstehenden Erfahrungsverlust auszugleichen, hat das Fachschaftenreferat des AStA diese Handreichung zur Unterstützung der ausrichtenden Fachschaften erstellt.
Nachfolgend findet ihr Hinweise zu diesen Punkten:

Als erstes benötigt ihr einen geeigneten Termin für die nächste FSK. Die Sitzung beginnt für gewöhnlich um 18:30 Uhr, Ausnahmen kann es bei Sitzungen mit bestimmten Gästen geben. Erkundigt euch zunächst danach, ob von der FSK ggf. schon ein Termin festgelegt wurde, bspw. in Absprache mit dem Präsidenten bzw. der Präsidentin. Steht noch nichts Konkretes fest, so gilt grundsätzlich ein Rotationsprinzip für die Wochentage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag (in dieser Reihenfolge). Außerdem sollte der Abstand zwischen zwei Sitzungen möglichst gleichmäßig sein. War die letzte FSK Anfang des Monats, sollte die nächste nicht erst ganz am Ende des darauffolgenden Monats stattfinden. Bevor ihr den Termin festlegt, achtet noch auf mögliche Überschneidungen mit anderen zentralen Gremien wie der Universitätsversammlung, dem Studierendenparlament [1] und dem Senatsausschuss Lehre [2], solche gilt es natürlich zu vermeiden.

1. [1] https://www.asta.tu-darmstadt.de/asta/de/stupa-termine
2. [2] https://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_ii/studienprogramme/gremien_und_ag_1/senatsausschusslehredezii_1/senatsausschuss_lehre__fuer_mitglieder_1/senats_ausschusslehre_dezii.de.jsp

Im Voraus muss ein geeigneter Raum reserviert werden. Üblicherweise soll dieser sich in den Gebäuden des Fachbereichs der ausrichtenden Fachschaft befinden. Wollt ihr einen zentralen Raum für die FSK buchen, tut dies bitte drei bis vier Wochen im Voraus beim Dezernat V unter Angabe von zwei verantwortlichen Personen mit Handy-Nummern. Die zentrale Verwaltung wird dann nach eigenem Ermessen ggf. einen Sicherheitsdienst bereitstellen. Gelingt es euch dezentrale Räume zu organisieren, reduziert dies den Aufwand für euch vermutlich.

Spätestens eine Woche vor der Sitzung solltet ihr die Einladung über den (offenen) FSK-Mailverteiler senden. Darin muss neben dem Ort (inklusive Raum), der Uhrzeit und dem Datum auch der Link zum Pad, das ihr selbst angelegt habt, enthalten sein. Hier solltet ihr alle euch bekannten Tagesordnungspunkte bereits eingetragen haben. Zusätzlich solltet ihr nach weiteren Tagesordnungspunkten fragen, das erleichtert euch später die Vorbereitung des Protokolls und der Moderation. Außerdem solltet ihr den entsprechenden Hinweis im FSK-Wiki aktualisieren.

Für alle Mitglieder und Gäste der FSK müssen ausreichend Getränke bereitstehen (insbesondere Wasser). Die Bereitstellung von Obst und Knabbereien gehört ebenfalls zum Standard. Erstreckt sich die Sitzung über die Zeitspanne in der normalerwiese zu Abend gegessen wird, sind auch sättigende Speisen zur Verfügung zu stellen. Dies können bspw. belegte Brötchen, Pizza,… sein. Näheres zur Erstattung der Kosten findet ihr unter Quittungen einreichen. Die Bereitstellung von Bier durch die ausrichtende Fachschaft ist zwar üblich, aber nicht verpflichtend und ggf. anfallende Kosten dafür werden keines Falls durch den AStA erstattet, es kann aber eine Spendenkasse aufgestellt werden.

Damit alle Mitglieder und Gäste gut in den Sitzungsraum finden, hat es sich als gute Praxis etabliert, dass (spätestens) ab dem Eingang des Gebäudes Hinweisschilder mit Pfeilen den Weg weisen. Falls das Gebäude nur bis zu einer gewissen Uhrzeit von außen zugänglich ist, stellt auf geeignete Weise sicher, dass NachzüglerInnen und Gäste den Sitzungsraum erreichen können. Entweder ihr klärt im Voraus mit den Hausmeister*innen, dass die Eingangstüren nicht verschlossen werden oder hängt einen Zettel mit einer Handynummer an die Tür.

Eine Vorbesprechung mit den Fachschaften wenn möglich arrangieren. Es empfiehlt sich den Sitzungsraum hierfür schon früher zu buchen. Ein Durchgehen des letzten Sitzungsprotokolles und den Vereinbarungen vom letzten Besuch ist ebenfalls sinnvoll.

Die Sitzungsleitung hat üblicherweise ein Mitglied der ausrichtenden Fachschaft inne. Da es sich um eine Aufgabe von besonders hoher Bedeutung handelt, kann diese ggf. auch auf ein anderes Mitglied der FSK übertragen werden. Für die Akzeptanz der FSK ist es wichtig, dass die Diskussionen nicht zu sehr ausufern bzw. sich im Kreis drehen, daher ist erfahrungsgemäß ein Eingreifen der Sitzungsleitung an vielen Stellen notwendig. Für Wortbeiträge von Mitgliedern und Gästen bietet sich die Nutzung eine Redeliste an.

Zur einfacheren Kommunikation sollen folgende Handzeichen genutzt werden. Sie wurden aus dem Wiki der Konferenz der Informatikfachschaften entnommen.

Name	Bild
Meldung
Falsche Fakten		Muss belegt werden können. Sparsam einsetzen!
Zustimmung
„Du fällst aus dem Rahmen“
Dagegen/Veto		Sparsam einsetzen!

Die ausrichtende Fachschaft ist für die Erstellung des Protokolls verantwortlich. Diese Aufgabe darf in keinem Fall vernachlässigt werden, da sie sich direkt aus der Satzung der Studierendenschaft ergibt und das Protokoll von vielen Studierenden als Informationsquelle genutzt wird. Daher muss die ausrichtende Fachschaft mindestens (!) eine Person zum Protokollieren bereitstellen. Zusätzlich kann die ausrichtende Fachschaft alle Teilnehmer*innen der FSK bitten, sich im Pad am Protokollieren zu beteiligen, damit keine Informationen verloren gehen. Neben der Anwesenheitsliste sollen im Protokoll zu jedem Tagesordnungspunkt alle Ergebnisse, Abstimmungen, Beschlüsse und die wichtigsten Argumente der Diskussion festgehalten werden. Dabei ist auf Nachvollziehbarkeit für Nichtanwesende zu achten.

1. Anlegen des Pads unter https://pad.asta.tu-darmstadt.de/pads/?group=FSK, Name: FSK_dd.MM.yyyy (wobei dd.MM.yyyy dem Tag der FSK entspricht, siehe bereits existierende Pads)
2. Kopieren der unten stehenden Vorlage in das Pad.

Selbstverständlich sind die genutzten Räumlichkeiten mindestens so ordentlich zurückzulassen, wie sie vor der Sitzung bzw. Sitzungsvorbereitung vorgefunden wurden und die Hinweisschilder sind im Anschluss an die FSK wieder zu entfernen.

Das Protokoll ist innerhalb einer Woche nach der Sitzung ordentlich aufzubereiten, über den (offenen) FSK-Verteiler zu versenden, angenommene Protokolle sind ins Wiki hochzuladen. Protokolle können durch eine einfache Mehrheit von der FSK angenommen werden.

Die Bedingungen für die Auszahlung einer Protokollvergütung sind die folgenden und beziehen sich auf das formale Protokoll, und nicht auf das PAD, das während der FSK von allen und auch weiterhin von der ausrichtenden Fachschaft verfasst werden soll. : Das Protokoll muss dem Leitfaden entsprechen. Es muss zeitnah nach der Konferenz versendet werden (zwei Wochen). Es muss im Konsens angenommen werden (Anmerkungen können bis einschließlich der nächsten FSK angebracht werden. Bei Anmerkungen, die eine Diskussion erfordern, wird über diese diskutiert und abgestimmt).

Höhe der Auszahlung: 20€ pro Protokoll

Um die Aufwandsentschädigung abzurufen reicht eine formlose Mail an das Finanzreferat finanzen@asta.tu-darmstadt.de mit folgenden Daten:

• Name
• Link zum fertigen Protokoll
• Link zum Pad/Protokoll der Sitzung, auf der das Protokoll angenommen wurde
• Bankverbindung

• Ausrichtende Fachschaft mit Redeleitung und Protokollant*innen
• Zeitraum der FSK
• Eine Liste der anwesenden Fachschaften und deren Vertretenden mit vollem Namen sowie anwesende Gremien-vertretenden und Gäste
• Inhaltsverzeichnis
• Liste der in dieser FSK genehmigten Protokolle und derjenigen Protokolle, deren Genehmigung noch aussteht

Alle TOPs müssen mit Inhalt aufgeführt und fortlaufend nummeriert sein. Die einzelnen TOPs sollen folgendes beinhalten:

• Festlegung ob zielführend oder offen und, falls vorhanden, welches Ziel er hat
• Beschreibung des Themas
• Diskussion: Darlegung aller Argumente in wohlstrukturierter Form (keine chronologische Darlegung mit einzelnen Redebeiträgen erforderlich, aber alle Argumente müssen da sein)
• Lösungen, Meinungsbilder, Abstimmungen mit Ergebnis sowie Stimmverhältnis
• Aus dem TOP resultierende Aufgabenverteilung falls vorhanden

Insbesondere sollen in jedem Protokoll mindestens die zwei nächsten FSK-Termine festgehalten sein, wenn diese am Sitzungsende schon feststehen. Strukturelle Mindestanforderung ist, dass alle Sachverhalte klar verständlich sind. Probleme können unter dem Punkt Anmerkungen behandelt werden.

Am Anfang wird gefragt, wer Zeit hat und bereit ist ein den oben aufgeführten Anforderungen gerechtes Protokoll zu schreiben. Diese Person wird im PAD festgehalten.

Zur Erstattung der Verpflegungskosten ist KEIN Finanzantrag nötig. Die entsprechenden Belege sind beim AStA unter Angabe eines Betreffs (bspw. „FSK im Mai 2014 bei der ET-FS“) und einer Bankverbindung persönlich im AStA-Büro oder per Hauspost einzureichen. Bitte klebt Quittungen zuvor auf DIN-A4-Seiten mit eindeutiger Beschriftung und achtet darauf, dass sie gut zuzuordnen sind. Da diese Seiten gescannt werden dürfen Belege NICHT getackert sein. Bitte bringt sie auch nicht überlappend an, nutzt stattdessen lieber mehrere Blätter Papier. Pfand wird grundsätzlich nicht erstattet.

Wenn ihr an irgendeiner Stelle Hilfe bei der Vorbereitung, Durchführung oder Nachbereitung der FSK braucht oder noch Fragen offen geblieben sind, könnt ihr euch gerne an das Fachschaftenreferat des AStA wenden: fachschaften at asta.tu-darmstadt.de