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strategietagung

Strategietagung

Die folgenden Informationen über Strategietagungen (auch: Strategiewochenende) sollen als Hilfestellung für Fachschaften dienen, basieren auf Erfahrungswerten von bisherigen Strategietagungen und besitzen keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Allgemeingültigkeit.

Diese Handreichung ist eine Ergänzung der Handreichung für Finanzanträge.

Die genehmigten Beträge können nur gegen Vorlage eines Beleges (Quittung oder Rechnung + Kontoauszug) überwiesen werden. Der AStA kann nur Anträge bis zu einer Höchstgrenze von 5% des Haushaltsposten genehmigen, das entspricht für den Haushalt 2015 einem Betrag von 1.500€. Anträge mit höherem Volumen bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments. Grundsätzlich muss sich die Studierendenschaft am Sparsamkeitsgebot der öffentlichen Hand orientieren, bei allen Ausgaben ist also auf die Verhältnismäßigkeit zu achten.

Informationen zur Abrechnung findet ihr unter How To: Finanzantrag.

Strategietagung: Wozu?

Auf Strategietagungen soll die bisherige Arbeit diskutiert und reflektiert werden. Zudem kann durch Festlegung neuer Ziele die gemeinsame Arbeit für das nächste Jahr festgelegt/ausgebaut werden. Strategietagungen zur Vorbereitung der Orientierungswoche können nicht vom AStA gezahlt werden.

Frequenz

Fachschaften sollten einmal pro Jahr auf eine gemeinsame Strategietagung fahren. Hierzu ist ein Aufenthalt von bis zu 3 Nächten möglich, in Berechtigten gründen auch mehr. Es hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass die produktivsten Tagungen 2 Übernachtungen enthalten. Zusätzlich kann bei Bedarf eine weitere Tagung zu einem speziellen/dringenden Thema mit einer Übernachtung stattfinden.

Kosten

Die Kosten sollten pro Person für Übernachtung mit Vollverpflegung/Selbstverpflegung ca. 30€ nicht übersteigen. Hierzu sollten unterschiedliche Angebote von Jugendherbergen/Unterkünften eingeholt werden. Zusätzlich kann am An- oder Abreisetag ein weiteres Mittagessen dazu gebucht werden.
Tagungsräume in Notwendiger Anzahl werden in jedem Fall gezahlt.
Zur Verpflegung zwischen den Mahlzeiten können bis zu 1,50€/ Person für Getränke und Snacks (Obst/Kekse) geplant werden, zuzüglich Kaffee und Kuchen bei der Jugendherberge. Sollte die Jugendherberge Kaffee und Kuchen nicht anbieten oder dies nicht gewünscht sein können 3€ für Getränke und Snacks eingeplant werden.

Moderationsmaterial

Ein Moderationskoffer kann kostenfrei im AStA ausgeliehen werden. Ein Flipchart inklusive Papier kann ebenfalls auf Anfrage im AStA ausgeliehen werden. Hierzu ist es ratsam die Materialien rechtzeitig (ca. 1-2 Wochen vorher) zu reservieren. Bei Bedarf kann ein Beamer im HRZ ausgeliehen werden.

Personenzahl

An einer Strategietagung können alle interessierten Fachschaftler*innen, mit einem ernsthaften Interesse an der Fachschaftsarbeit teilnehmen. Alumni können auf Antrag zum Halten eines Workshops an der Tagung teilnehmen oder in begründeten Fällen zum Halten eines Workshops auf Honorarbasis zu diesem anreisen.

Externe Vorträge/Referent*innen

Bei Bedarf können externe Vorträge/Referent*innen für Workshops auf Honorarbasis eingeladen werden. Hierzu muss nachgewiesen werden, wieso diese Workshops nicht Fachschaften übergreifend möglich sind und keine interne Expertise vorhanden ist.

Teambuilding Maßnahmen

Kostenfreie Teambuildingmaßnahmen sind sinnvoll und wünschenswert. Kosten für Teambuilding werden nicht übernommen.

Transportfahrzeug

Wenn notwendig kann bei plausiblen Gründen ein Transportfahrzeug beantragt werden. Z.B. bei Selbstverpflegung oder zum Transport von Moderationsmaterial oder Getränken.

Eigenbeteiligung

Eigenbeteiligung bedeutet, dass die Kosten von der Fachschaft oder den Teilnehmer*innen übernommen werden. Eine Eigenbeteiligung wird bei kostenpflichtigen Teambuildingmaßnahmen, sowie Sondermahlzeiten und anderen Maßnahmen, die nicht zum Erfolg der Tagung beitragen notwendig.

Reisekosten

Reisekosten werden nicht übernommen. Strategietagungen sollen daher im RMV-Gebiet stattfinden, damit keine Kosten für die Teilnehmer*innen entstehen.

Erfahrungsbericht

Um anderen Fachschaften das Planen einer Strategietagung zu erleichtern soll jede Fachschaft im Anschluss an ihre Tagung einen Erfahrungsbericht schreiben. Dieser wird für alle zugänglich im FSK-Wiki unter fsk.tu-darmstadt.de abgelegt. Der Bericht soll einen Teil über die Jugendherberge enthalten und einen Teil zur Strategietagung an sich. Wichtige Fragen die geklärt werden sollen sind: Wie war die Jugendherberge? (Erreichbarkeit/Lage/Umgebung, W-LAN, Mahlzeiten, Zimmer, Sanitätsräume, Tagungsräume, Ausstattung, Freundlichkeit, Kosten, Größe) Was sind eure Erfahrungen mit der Strategietagung? (Stimmung, Produktivität, Zufriedenheit mit den Ergebnissen) Der Ablauf und die Ergebnisse der Strategietagung können ebenfalls dokumentiert werden, müssen aber nicht. Interne Ergebnisse sollten nicht im Wiki abgelegt werden, da dieses öffentlich ist.

Ort

Es bietet sich an, über das Strategiewochenende Darmstadt mal zu verlassen, um sich fernab der Heimat und der Alltagssorgen voller Elan in die Arbeit stürzen zu können. (Vermutlich möchte man allerdings innerhalb des Semestertickets bleiben.) Eine mögliche Liste geeigneter Orte1) wird gemeinschaftlich gepflegt.

1)
Angeblich gibt es zwei solcher Listen, aber wenn ich die erste gefunden hätte, hätte ich natürlich keine zweite angelegt.
strategietagung.txt · Zuletzt geändert: 2018/12/08 18:00 von xu70peko